InfiDoc › PDF Formlar
E-imza Gönder
PDF yükle, imzalayacak kişileri sırayla ekle, herkes kendi sırası gelince e-posta ile çizerek imzalar.
Bir PDF'i belirlediğin sırayla bir ya da daha fazla kişiye imzaya gönder. Her imzacının imza kutusunu sayfaya yerleştir; sırası gelen kişiye e-postayla bağlantı gider ve imzasını çizerek, yükleyerek ya da yazarak atar. Sen de bir takip bağlantısı alırsın, herkes imzaladığında e-postayla haber verilir.
Nasıl kullanılır?
- İmzalanacak PDF'i seç
- İmzacıları sırayla ekle ve imza kutularını yerleştir
- E-posta adresini gir ve İmza İçin Gönder'e tıkla
İmza turunu tek yerden yürütmek
Bir sözleşmeyi üç kişiye imzalatmak, çoğu ofiste yazdır-imzala-tara-e-postala döngüsüne dönüşür. Kim imzaladı, kimde bekliyor, en son hangi dosya geçerli; bunlar e-posta zincirinde kaybolur. E-imza Gönder aracı belgeyi sen yüklersin, imzalayacak kişileri sırayla eklersin ve süreci tek bir bağlantıdan izlersin.
Süreç sıralıdır: ilk kişiye e-posta gider, o imzaladıktan sonra ikinciye bildirim gönderilir ve bu böyle devam eder. Sırası gelmeden kimse imzalayamaz. İmzalayanların InfiDoc hesabı açmasına gerek yoktur, kendilerine gelen bağlantıdan imzalarlar; imzayı fareyle çizerek, hazır bir imza görüntüsü yükleyerek ya da adını yazıp imza yazı tiplerinden birini seçerek atabilirler.
Sen de sürecin dışında kalmazsın: gönderimden sonra ekranda bir takip bağlantısı çıkar ve kimin imzaladığını, kimin sırada beklediğini oradan görürsün.
İmza kutularını yerleştirmek
PDF'i seçtikten sonra Belge Adı ve kendi e-posta adresin sorulur; bu adres sürecin tamamlandığını sana bildirmek için kullanılır. Ardından İmzalayan Ekle ile kişileri eklersin. Listedeki sıra imza sırasıdır ve oklarla değiştirilebilir; her satırda ad soyad ile e-posta alanı bulunur.
Bir imzalayanı seçtiğinde altında sayfa seçimi ile genişlik ve yükseklik alanları açılır. Sayfa önizlemesinde o kişinin renkli imza kutusu görünür; kutuyu sürükleyerek taşır, köşelerinden boyutlandırırsın. Her imzalayanın kutusu farklı renkte olduğu için kimin nereye imzalayacağını tek bakışta görürsün. Önizlemeyi yakınlaştırıp uzaklaştırarak kutuyu sözleşmedeki imza satırına tam oturtabilirsin.
- Listedeki sıra, e-postaların gönderilme sırasıdır.
- Her imzalayan için sayfa, konum ve kutu ölçüsü ayrı belirlenir.
- Kutular önizlemede sürüklenip köşelerinden boyutlandırılır.
- Gönderimden sonra ekranda beliren takip bağlantısını sakla.
Tamamlandığında ne oluyor?
Her imza, belgenin ilgili sayfasındaki kutuya yerleştirilir ve belge bir sonraki kişiye o haliyle geçer. Son imza atıldığında belgenin sonuna bir İmza Sertifikası sayfası eklenir; bu sayfada kimin, ne zaman ve hangi IP adresinden imzaladığı yazar. Ardından belge InfiDoc'un kendi sertifikasıyla mühürlenir, yani sonradan değiştirilirse bu fark edilebilir hale gelir.
Tamamlanınca senin adresine bilgilendirme e-postası gider ve imzalı belgeyi takip bağlantısından indirirsin. Aynı bağlantı süreç devam ederken de çalışır: kimin imzaladığını, kimin beklediğini oradan görürsün.
İmzalar belgenin kendisine, senin belirlediğin kutunun içine çizilir; yani imzalı dosya ayrı bir ek değil, sözleşmenin son halidir. Süreç devam ederken belge her imzadan sonra güncellenir ve sıradaki kişi kendinden öncekilerin imzalarını görerek imzalar.
Göndermeden önce kontrol et
En sık yapılan hata e-posta adresinin yanlış yazılmasıdır. Sıra o kişide takıldığında süreç kendiliğinden ilerlemez; yeni bir talep oluşturup baştan göndermek gerekir. Gönder düğmesine basmadan önce adları, adresleri ve sırayı bir kez daha oku; özellikle kurumsal adreslerdeki nokta ve tire kullanımı sık hata kaynağıdır.
Belgenin doğru sürüm olduğundan da emin ol: imza süreci başladıktan sonra dosyanın içeriğini değiştiremezsin, bir madde eksikse süreci baştan başlatman gerekir. Göndermeden önce sözleşmeyi bir kez daha okumak, üç kişilik bir imza turunu yeniden başlatmaktan çok daha ucuzdur.
İkinci kontrol kutuların yeridir. Kutu, imzanın basılacağı alandır; metnin üstüne binerse imza yazının üzerine gelir. Çok sayfalı sözleşmelerde her imzalayan için doğru sayfayı seçtiğinden emin ol. Bir de takip bağlantısını kaydetmeyi unutma: imzalı belgeyi oradan indireceksin.
İki kişilik sözleşmeden çok taraflı sürece
En basit kullanım iki taraflı bir sözleşmedir: önce karşı tarafı, sonra kendini imzalayan olarak eklersin; belge sırayla dolaşır ve son imzadan sonra ikinizin de imzasını taşıyan tek bir dosya oluşur. Kendini de listeye eklemen gerektiğini unutma, aksi halde belgede yalnızca diğer tarafın imzası olur.
Üç veya daha fazla kişinin imzalaması gereken durumlarda sıra önem kazanır. Bir onay zinciri varsa, örneğin önce birim yöneticisi sonra mali işler imzalayacaksa listeyi bu sırayla kur. Bildirim ancak kendinden öncekiler imzaladığında gönderildiği için süreç kendiliğinden doğru sırada ilerler.
Uzun süren süreçlerde takip bağlantısını ekiple paylaştığın bir nota kaydetmek işe yarar; durumu merak eden kişi e-posta kutusunu karıştırmak yerine bağlantıya bakar. İmzalı belge de tamamlandığında aynı bağlantıdan indirilir.
- İki taraflı sözleşmede kendini de listeye ekle.
- Onay zincirini imza sırasıyla kur.
- Bildirim, ancak sıra o kişiye geldiğinde gönderilir.
- Takip bağlantısı hem durumu gösterir hem indirme sağlar.
Sık sorulan sorular
- İmzacıların hesap açması gerekir mi?
- Sıraları geldiğinde e-postalarına gönderilen bağlantı üzerinden imzalarlar.
- İmzalanmış belgeyi nasıl alırım?
- Gönderimden sonra gösterilen takip bağlantısını sakla; tamamlanan belgeyi oradan indirirsin, ayrıca e-postayla haber verilir.
- İmzalayanlar imzalarını nasıl atıyor?
- Kendilerine gelen bağlantıda üç yol var: fareyle ya da parmakla çizmek, hazır bir imza görüntüsü yüklemek veya adlarını yazıp imza yazı tiplerinden birini seçmek.
- İmza sırasını değiştirebilir miyim?
- Gönderimden önce listedeki yukarı ve aşağı oklarıyla sırayı istediğin gibi düzenlersin. Gönderdikten sonra sıra sabitlenir; sırası gelmeyen kişi imzalayamaz.
- Belgede kimin ne zaman imzaladığı görünüyor mu?
- Evet. Herkes imzaladığında belgenin sonuna, imzalayanları, imza zamanlarını ve IP adreslerini listeleyen bir İmza Sertifikası sayfası eklenir.
- Belge sonradan değiştirilirse anlaşılır mı?
- Süreç tamamlandığında belge InfiDoc'un sertifikasıyla mühürlenir; mühür sonrası yapılan değişiklikler PDF okuyucularda fark edilebilir hale gelir.
- Yanlış e-posta adresi yazdım, ne yapmalıyım?
- Sıra o kişide beklerken süreç ilerlemez. Doğru adreslerle yeni bir imza talebi oluşturup göndermen gerekir.
- Aynı kişiye birden fazla sayfada imza kutusu koyabilir miyim?
- Her imzalayanın bir kutusu vardır. Aynı kişinin birden fazla yere imzalaması gerekiyorsa o kişiyi listeye ikinci kez ekleyip diğer kutuyu farklı sayfaya yerleştirebilirsin.